Muistiliiton tietosuojaseloste: tapahtumat, koulutukset, viestintä, vaikuttaminen, yhteistyökumppanit ja sidosryhmät

1. Rekisterinpitäjä

Muistiliitto ry
Pasilanraitio 9 B
00240 Helsinki
p. 09 6226 200
toimisto(at)muistiliitto.fi

jäljempänä Muistiliitto

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Muistiliitto ry / kehittämispäällikkö
Pasilanraitio 9 B
00240 Helsinki
p. 09 6226 2061
toimisto(at)muistiliitto.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat oikeutetut edut, esim. yhteistyösuhteen ylläpito ja hoito, yhteydenpito sidosryhmiin, vaikuttamistoiminnan toteuttaminen sekä sopimusten täytäntöönpano, sopimukset sekä rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

• koulutusten- ja tapahtumien toteuttaminen ja markkinointi
• yhteistyö ja viestintä eri toimijoiden välillä
• tutkimus- ja kehittämistoiminta 
• viestintä ja tiedottaminen, mm. uutiskirjeet
• vaikuttaminen
• yhteistyö
• sopimus- ja muiden lupausten ja velvollisuuksien täyttäminen

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Muistiliitto käsittelee seuraavia henkilötietoja tapahtumien ja koulutusten järjestämiseksi:

• nimi
• yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite
• taustaorganisaatio
• mahdolliset erityistarpeet
• tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen tapahtumailmoittautumisiin (sisältäen ruokavaliotiedon) sekä laskutuksen

Yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien ja niiden yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten

• y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot

Sopimuksia ja kilpailutuksia koskevat tiedot kuten

• tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista, muut yhteydenotot,
• rekisteröityjen itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot

Muissa yhteyksissä, mm. uutiskirjeiden ja muun viestinnän toimittamiseksi rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• nimi ja yhteystiedot, sähköpostisoite

Tutkimus- ja kehittämistoiminta

• osallistuneiden tutkimus- tai kehittämistoimintaan antamat tiedot (tietoon perustuva suostumus)

5. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta, muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta ja julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös jäsenorganisaatiolta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Muistiliitto on ulkoistanut IT-hallinnan ja keskitetyn rekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Muut ulkoistukset:

• Kyselyjen ja ulkopuolisten arvioiden tai selvitysten toteuttaminen

Tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot siirretään tapahtuman tai koulutuksen sekä niihin liittyvien mahdollisten matkojen toteuttamiseksi tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajalle, lentoyhtiölle, tilausliikennepalvelujen tuottajalle, matkatoimistolle sekä laivayhtiölle tai muulle tapahtumaan tai koulutukseen liittyvälle palveluntarjoajalle.

Tutkimus- ja kehittämistoiminnassa huolehditaan tietojen anonymisoimisesta, ulkopuolisille tahoille luovutetaan vain ulkopuolisen toteutuksen kannalta tarpeelliset tiedot niiltä osin kuin osallistuja on antanut luvan.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ja jäsenrekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan.

Luovutamme henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle seuraavasti:

• Asiakasrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Järjestelmän palveluntarjoaja on huolehtinut siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista ja käyttää EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

7. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Mahdollisesti kirjallisessa muodossa olevat tiedostot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Säilytämme henkilötietoja vähintään tapahtuman/toiminnan/tutkimuksen ja siihen liittyvän raportoinnin keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, valtionavustuksiin liittyvä lainsäädäntö rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Ruokavalio- ja erityistarvetiedot poistamme tapahtuman tai koulutuksen jälkeen.

Muistiliitto arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Muistiliitto huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Muistiliitto oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseänsä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Muistiliitto voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

9. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10.Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Tietosuojaselosteen päivitys 20.9.2022:

• Kappaleeseen 3 muutos: Toiminnan kehittäminen muutettu muotoon tutkimus- ja kehittämistoiminta
• Kappaleeseen 4 lisäys: Tutkimus- ja kehittämistoiminta osallistuneiden tutkimus- tai kehittämistoimintaan antamat tiedot (tietoon perustuva suostumus)
• Kappaleeseen 6 lisäys: Tutkimus- ja kehittämistoiminnassa huolehditaan tietojen anonymisoimisesta, ulkopuolisille tahoille luovutetaan vain ulkopuolisen toteutuksen kannalta tarpeelliset tiedot niiltä osin kuin osallistuja on antanut luvan. 
• Kappaleeseen 6 Muut ulkoistukset kohtaan lisätty: ulkopuolisten arvioiden ja selvitysten toteuttaminen
• Kappaleeseen 7 muokkaus: Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja (poistettu Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa) ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Mahdollisesti kirjallisessa muodossa olevat tiedostot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
• Kappaleseen 7 lisätty toiminta ja tutkimus kohtaan: ”Säilytämme henkilötietoja vähintään tapahtuman/toiminnan/tutkimuksen ja siihen liittyvän raportoinnin keston ajan 
• Kappaleeseen 8 sanamuoto jäsenrekisteri muutettu muotoon rekisteri: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseänsä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot