Ajattelen, siis työskentelen
27.6.2018
Miten kerrot monen ihmisen työtilassa, että sinun pitää saada keskittyä? Kokeilimme Muistiliiton kognitiivista ergonomiaa tukevaa Hyvä työ aivoille -kylttiä Satakunnan ammattikorkeakoulussa Porissa.
Nykyaikainen tietotyö kuormittaa eri tavalla kuin aiemmat työt. Fyysisen ergonomian rinnalla puhutaan kognitiivisesta ergonomiasta. Haasteita tuovat esimerkiksi jatkuvat keskeytykset.
Sähköpostin ponnahtavat ja ääntä pitävät ilmoitukset voi laittaa pois päältä, puhelimen äänettömäksi ja jopa oman mielensä voi rauhoittaa keskittymään tiettyyn asiaan. Mutta entä kun työtoveri tulee työpisteelle juuri, kun pitäisi keskittyä hetki ilman keskeytyksiä? Ennen sai sentään oven kiinni, ja lapun luukulle.
Vaikka olisi kuinka ekstrovertti, sosiaalinen, yhteistyöhaluinen ja -kykyinen, avulias tai hyvä keskittymään, moni haluaisi välillä myös täysin rauhoitetun hetken. Sellaisen, että kukaan ei kysy lounasseuraksi tai ”ihan vain yhtä pientä juttua”. Hetken, jolloin ei joudu selittämään, että en voi tai ehdi juuri nyt tai ”palaisitko asiaan puolen tunnin päästä tai huomenna tai kysyisitkö Pekalta”.
Se katkoshan tuli jo, kun nostit katseesi.
Helppo tapa viestittää työrauhan tarpeesta – mutta toimiiko se?
Kolmen kuukauden kokeilu
Tiesimme, että Muistiliitolla oli työrauhakylttejä oviin. Meitä kiinnosti soveltaa niitä uusiin tiloihimme Satakunnan ammattikorkeakoulun Porin-kampuksella.
Pilotoimme Muistiliiton tuottamaa Hyvä työ aivoille -kartiota, jonka voi sijoittaa omalle työpöydälle kognitiivisen ergonomian tueksi. Kartiota jaettiin kampuksella työpisteisiin. Pilotoimme materiaalia kolmisen kuukautta, palautetta saatiin suullisesti ja sähköisellä lomakkeella.
Palaute oli monen suuntaista. On selvää, että ”asiakaspalvelussa tällä kyltillä ei tee yhtään mitään”, kuten eräässä palautteessa kuvattiin. Osa myös mieltää kaiken työnsä niin kokonaisvaltaisesti sisäiseksi asiakaspalveluksi, ettei koe voivansa kertoa, että tarvitsee hetken rauhan.
Yhtäältä kylttiä pidettiin helppona tapana viestittää muille työrauhan tarpeesta: ”Hauska, helppokäyttöinen ja konkreettinen työväline, jolla voi viestittää työtovereille, mikä on oma ’työmoodi’.”
Lisää huumoriakin kaivattiin
Kaikki eivät pitäneet kylttiä tarpeellisena. Ajattelemme työn tekemisen tavoista eri tavoilla: ”Lähtökohtaisesti olemme täällä tekemässä töitä = oletus aina punainen. Mikäli on asiaa, voi kysyä, milloin toinen ehtisi käydä sitä läpi. En näe kyltille tarvetta.”
Myös toteutuksessa nähtiin haasteita ympäristössä, jossa työpisteeseen tullaan monelta suunnalta: on vaikea erottaa, kenen mikäkin kyltti on ja viesti jää epäselväksi. Joku totesi alkuun ilahtuneensa kylteistä, mutta työtovereiden pitäisi huomata ja ymmärtää viesti.
- ”Kyltti on kolmisivuinen, miten sen asettelisi, että eri suunnista kulkevat henkilöt ymmärtäisivät oikean merkityksen. En muista vaihtaa kyltin asentoa sitä mukaa kuin tarve olisi. Esimerkiksi punainen lippu näkyvällä paikalla ilmaisisi paremmin: ÄLÄ HÄIRITSE.”
- ”Käytännössä omalla työpisteelläni lähes mahdotonta käyttää. Henkilön täytyy jo seistä vieressäni, kun hän vasta näkee kyltin ja silloin tuntuisi oudolta lähettää hänet tiehensä.”
- ”Parempi olisi sellainen malli, joka ei jätä tulkinnanvaraa.”
- ”Täällä ainakin annetaan työrauha ilman kylttiäkin. Jos on kyse tärkeästä asiasta, siihen kyltti ei vaikuta.”
Graafinen ilme oli osan mielestä selkeä ja raikas, mutta se sai myös kritiikkiä: tekstit yksinkertaisemmiksi ja painotukset kuntoon. Joku kaipasi lisää huumoria. Kun juttelin työkavereiden kanssa tästä blogitekstistä, yksi keksi selkeyttävän idean, jos punaisesta ja vihreästä väristä halutaan pitää kiinni: ylä- ja alaosa eri värillä. Puna-vihersokeille sekään ei toimi paremmin, vaan kaikki näkyy edelleen harmaana.
Punainen lappu läppäriin
Kaikki eivät koe tällaista työergonomian apuvälinettä tarvitsevansa, joten keskitytään siihen, mikä toimii niille, jotka siitä hyötyvät. Lyhyesti voi sanoa: yksinkertaisempi. Esimerkiksi pelkkä punainen lappu toimisi ehkä paremmin, kunhan sen saa kiinnitettyä sermiin. Liikkeellä ollessaan sen voisi kiinnittää läppäriinsä. ”STOP, älä tule nyt” -viestin pitäisi olla selkeä. Muulloin annetaan normaali työrauha, mutta lähestyä saa.
Selvästi asiasta pitää puhua enemmän: jokaisella on tilanteita, jolloin on oikeus kertoa kenelle tahansa tarvitsevansa täydellisen työrauhan – tarkoitushan ei ole pitää lappua luukulla koko ajan.
Lyhyesti: Stop-viesti yksinkertaiseksi ja pelisäännöt selviksi.
Kirjoittaja:
Anne Sankari
suunnittelija, viestintä
Satakunnan ammattikorkeakoulu
