Mikämikä projektityö?

28.4.2017

Minulta on joskus kysytty, että mitä se semmoinen projektityö on. Olen työskennellyt erilaisten projektien parissa jo vuosien ajan, ja kysymys on itse asiassa tosi hyvä. Yritän tuohon kysymykseen nyt vastata.

Silkasta mielenkiinnosta kirjoitin kuitenkin ensin netistä löytyvään synonyymisanastoon sanan projekti. Sille ei löytynyt kuin kolme synonyymia: hanke, tehtävä ja työ. Tylsää.

Kun selailin sivua alaspäin, niin sinne olikin sitten listattu puolestaan iso liuta sanoja ja määritelmiä, jotka liittyivät projekti-sanaan. Esimerkiksi: helppo juttu, leikinteko, helppo homma, vaivaton juttu, helppo nakki, lastenleikkiä, läpihuutojuttu, iisi juttu, simppeli homma, seikkailu, uhkayritys, hurjastelu, uskalias hanke, vaarallinen yritys, toimeksianto, hengentuote, luomus, yritys, rakkaudesta tehty työ jne. Tuo listaus sai kyllä hymähtämään ja ehkä myös hymyn huulille, mutta ihan tuolla tavoin en kyllä itse projektia kuvailisi.

Ehkä rakkaalla lapsella tosiaan on monta määritelmää ja nimeä ja yhtä monta määrittelijää kuin on tekijääkin.

Yksi tapa luonnehtia projektia on tämä Petri Virtasen määritelmä: ”Projekti on kertaluonteinen toimenpide tai hanke, jolla on tietty organisaatio ja resurssit, joka pyrkii toteuttamaan tiettyä ennalta sovittua tehtävää ja joka etenee tiettyjen kehitysvaiheiden (suunnittelu, käynnistäminen, toimeenpano, ohjaus ja arviointi) mukaan sen perusteella, mikä hankkeen tehtäväksi on määritelty.” No niin, nyt aletaan olla lähellä minunkin määritelmääni.

Minun määritelmäni menee jotenkin näin:

Projektityölle luonteenomaista on sen määräaikaisuus; sille on siis määrätty aloitus- ja lopetusajankohta. Ne ovat usein ainutkertaisia kehittämisprojekteja, ja ne voivat olla hyvinkin innovatiivisia, esimerkiksi uuden toimintavan luomiseen liittyviä kokeiluja ja testauksia. Ne voivat olla yksin tai eri kokoisissa porukoissa tehtäviä kokonaisuuksia, ja ne voivat olla lyhyitä tai useita vuosia kestäviä rupeamia. Usein projekti pilkotaan pienempiin osiin ja osatavoitteisiin ja sen toteuttamiselle luodaan aikataulut. Ominaista on kuitenkin aina päämäärätietoisuus ja tavoitteellisuus.

Joskus erilaiset kokeilut ja innovaatiot epäonnistuvat, mutta sekään ei välttämättä aina ole erityisen kohtalokasta, koska projektityössä voidaan aika nopeasti usein myös muuttaa suunnitelmaa ja suuntaa, jos sille on tarvetta. Tietenkin tähän vaikuttavat muun muassa rahoitus, projektiorganisaation koko ja joustavuus, aikataulut sekä muut seikat, jotka luovat tietyt rajat projektille.

Projektityön tietyt piirteet ovat varmastikin joiltain osin yhteneväisiä riippumatta siitä, millä alalla toimitaan. Erojakin eri sektoreiden projektityössä toki varmasti löytyy, jos toimitaan vaikka rakennus, it- tai sosiaali- ja terveysalalla, mutta tietyt lainalaisuudet uskoakseni ovat olemassa niissä kaikissa.

Sosiaali- ja terveysministeriön Veikkauksen tuotoilla (entinen RAY) avustamissa projekteissa ja hankkeissa on usein tarkoituksena juuri uudenlaisten toimintamallien tai tapojen luominen johonkin tiettyyn, ennalta tiedossa olevaan tarpeeseen liittyen. Projektin aikana luodun uudenlaisen tavan juurruttaminen pysyväksi toimintamuodoksi onkin puolestaan seikka, joka tekee projektista muutakin kuin vain hetken huuman erilaisten kokeilujen parissa.

Olisikin varsin helppoa vain tehdä mitä ihmeellisimpiä kommervenkkeja varsinaisen projektin aikana ja tehdä erilaisia uskaliaita uusia avauksia. Mutta haaste ei olekaan siinä, että kehittelee mitä kekseliäimpiä asioita ja tekee hauskoja kokeiluja. Koko työskentelyprosessin aikana on nimittäin erityisen tärkeää pitää mielessä, että miten uusi toimintatapa voisi jäädä pysyväksi tavaksi projektin päättymisen jälkeen.

Itse asiassa tätä tulisi pohtia jo projektin suunnitteluvaiheessa. Siinä on juuri se haaste, joka jokaisella projektilla on: miten jäädä pysyväksi, olevaksi, uudeksi tavaksi?

Toisaalta projektin lopputuloksena ja päätelmänä voi olla myös se, että uusi kehitetty toimintamalli havaitaan toimimattomaksi. Ehkä sekin voidaan lopulta nähdä hyvänä asiana ja todeta, että tulipa sekin nyt todennettua ja muiden ei tarvitse sitä enää kokeilla. Se, voidaanko epäonnistumistakin pitää hyvänä tuloksena, riippuu tietysti rahoittajasta ja projektin luonteesta.

Joskus projektityön aikana eteen tulee muutoksia ja yllätyksiä, joita ei ole ennalta ollut tiedossa. Muutos voi toki aina olla joko uhka, mutta myös mahdollisuus. Muutos voi johtua esimerkiksi toimintaympäristöstä, projektin sisäisistä asioista tai organisaatiosta. Haasteen muutoksessa tuo usein muun muassa aikataulut ja niissä pysyminen. Toisaalta usein projektiorganisaatiot ovat joustavia ja muutoksiinkin suhtaudutaan joustavasti.

Miksi sitten pidän projektityöstä?

Mielekkäintä on mielestäni juuri uudenlaisten innovaatioiden kanssa työskentely ja niiden testaus, vaikka toisaalta työskentelyn luonnetta kuvaa myös osittainen epävarmuus lopputulemasta. Projektityössä korostuu myös tietynlainen itsensä johtamisen taito ja keskeneräisyyden sietäminen.

Prosessinomainen eteneminen on asia, jonka koen hyvin luonnikkaana tapana työskennellä: ensin suunnitellaan, sitten testataan erilaiset toteutusmuodot muistaen koko ajan arvioida toimintaa eri näkökulmista. Ja lopuksi niistä raportoidaan eri sidosryhmille ja rahoittajalle. Lopputulema saadaan sitten lopulta (toivottavasti) erilaisin keinoin juurtumaan pysyväksi toimintatavaksi.

Helppoa, eikö totta?

Näin auki kirjoitettuna mieleen tulee, onko projektityö kuitenkin tuo aiemmin mainittu helppo läpihuutojuttu, vai kuten sivistyssanakirjasta löytämäni sanonta toteaa projektista:

”Kun älyttömät yrittää saada haluttomat tekemään mahdottomat, syntyy projekti”.

Kirjoittaja: